全校各單位：

根據(jù)有關(guān)規(guī)定及學(xué)校工作安排，為確保2024年度形成的各類(lèi)檔案完整、及時(shí)、系統(tǒng)歸檔，現(xiàn)就做好2024年檔案歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍

1.各單位在2024年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料（紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等不同載體形式）。歸檔范圍詳見(jiàn)《五邑大學(xué)各單位檔案材料歸檔范圍和保管期限表（試行）》（附件1）。

2.各單位往年遺漏且應(yīng)歸檔的材料。

二、歸檔要求

各單位應(yīng)依法加強(qiáng)檔案管理，提高檔案歸檔質(zhì)量，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確保各類(lèi)文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面。歸檔工作中材料積累、整理、移交各環(huán)節(jié)可參照《五邑大學(xué)檔案歸檔工作流程》（附件2）進(jìn)行操作。

1.紙質(zhì)材料：歸檔的材料必須遵循文件的自然形成規(guī)律，按照時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)合理，保證材料質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整。

2.電子材料：電子檔案材料和紙質(zhì)檔案材料同步歸檔，并在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致，保證材料真實(shí)有效，安全可靠。

3.聲像、實(shí)物材料：須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間、地點(diǎn)、人物，保證材料聲像清晰，完好無(wú)損。

三、歸檔時(shí)間

1.按年度歸檔的單位請(qǐng)于2025年7月10日前移交；

2.按教學(xué)年度歸檔的單位請(qǐng)于2025年12月30日前移交。

四、歸檔程序

1.檔案驗(yàn)收：按照檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的要求和規(guī)定，檢查整理是否符合要求，分類(lèi)是否合理，數(shù)量是否一致，手續(xù)是否完整，不符合規(guī)范要求的材料將退回歸檔部門(mén)修正。

2.檔案交接：歸檔單位將電子材料及《五邑大學(xué)檔案移交清單》（附件3），通過(guò)OA“業(yè)務(wù)協(xié)辦”模塊經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審閱同意后抄送檔案館。不宜公開(kāi)的文件、存儲(chǔ)文本比較大的文件用光盤(pán)或優(yōu)盤(pán)拷貝送交檔案館。紙質(zhì)材料直接送交檔案館。

歸檔過(guò)程中的相關(guān)事項(xiàng)，請(qǐng)與檔案館聯(lián)系。為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的聯(lián)系與交流，請(qǐng)各單位的檔案人員加入粵政易檔案工作交流群。聯(lián)系人：蔡潔芬，聯(lián)系電話(huà)：3296189。

附件：1.五邑大學(xué)各單位檔案歸檔范圍和保管期限表（試行）

    2.五邑大學(xué)檔案歸檔工作流程

    3.五邑大學(xué)檔案移交清單

                                         檔案館

                                        2025年6月3日