全校各單位：

為加強(qiáng)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，現(xiàn)將有關(guān)檔案歸檔工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

1.2022年度學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)和其他各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括文字、圖表、聲像、實(shí)物、數(shù)字化信息等不同形式、載體的材料，歸檔范圍詳見(jiàn)《五邑大學(xué)各單位檔案材料歸檔范圍和保管期限表（試行）》（附件1）。

2.新冠疫情防控工作中產(chǎn)生的相關(guān)檔案材料，歸檔范圍參照《五邑大學(xué)疫情防控工作文件材料收集范圍》（附件2）。

3.往年遺漏的應(yīng)歸而未歸的文件材料。

二、歸檔要求

各單位應(yīng)高度重視立卷歸檔工作，提高檔案歸檔質(zhì)量，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確保歸檔及時(shí)、齊全、完整和規(guī)范。歸檔工作中材料積累、整理、移交各環(huán)節(jié)參照《五邑大學(xué)檔案歸檔工作流程》（附件3）進(jìn)行操作。

1.紙質(zhì)材料：歸檔的材料必須遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)合理，保證材料質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整。

2.電子材料：電子檔案材料和紙質(zhì)檔案材料同步歸檔，并在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致，保證材料真實(shí)有效，安全可靠。

3.聲像、實(shí)物材料：須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間、地點(diǎn)、人物，保證材料聲像清晰，完好無(wú)損。

三、歸檔時(shí)間

1.各學(xué)院（部）、各職能部門(mén)在2023年7月15日前移交歸檔。

2.教學(xué)類(lèi)檔案在2023年12月30日前移交歸檔。

3.會(huì)計(jì)類(lèi)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后暫由財(cái)務(wù)處保管3年，歸檔時(shí)間另行通知。

4.科研類(lèi)檔案在項(xiàng)目驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)移交歸檔，基建類(lèi)檔案在項(xiàng)目驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)移交歸檔。

四、歸檔程序

1.檔案驗(yàn)收：按照檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的要求和規(guī)定，檢查整理是否符合要求，分類(lèi)是否合理，數(shù)量是否一致，手續(xù)是否完整，不符合規(guī)范要求的材料將退回歸檔部門(mén)修正。

2.檔案交接：歸檔單位填寫(xiě)《五邑大學(xué)檔案移交清單》（附件4），交接雙方經(jīng)手人、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、分管校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)并加蓋單位公章，移交清單一式兩份，雙方各保存一份。

3.移交地點(diǎn)：南主樓八樓綜合檔案室，電子材料發(fā)送到[email protected],郵件名稱(chēng)為：部門(mén)+材料主題，或者將不宜公開(kāi)的文件、存儲(chǔ)文本比較大的文件用光盤(pán)或優(yōu)盤(pán)拷貝送交。

五、聯(lián)系方式

歸檔過(guò)程中的相關(guān)事項(xiàng)，請(qǐng)與綜合檔案室聯(lián)系。為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的聯(lián)系與交流，請(qǐng)各單位的檔案人員加入粵政易檔案工作交流群。

聯(lián)系電話(huà)：3296189、3296115。

附件：1.五邑大學(xué)各單位檔案歸檔范圍和保管期限表（試行）

          2.五邑大學(xué)疫情防控工作文件材料收集范圍

          3.五邑大學(xué)檔案歸檔工作流程

          4.五邑大學(xué)檔案移交清單

五邑大學(xué)黨政辦公室

2023年6月13日